In questo sito abbiamo parlato molte volte della gestione della palestra: dalle strategie di marketing alla creazione di spazi per mettere a proprio agio i clienti (bar, sale benessere, spogliatoi ordinati e puliti), ma in questo post vorremmo dare  alcuni suggerimenti per una corretta gestione della segreteria.

La segreteria è il centro nevralgico della palestra, è in un certo senso la stanza dei bottoni. Per la segreteria passano tutte le informazioni sui clienti che verranno poi usate dai commerciali per strategie di marketing, alla segreteria si rivolgono i clienti per lamentele o richieste, e sempre con la segreteria parlano gli allenatori sportivi. 

Tra i compiti della segreteria ci sono:

• aspetti amministrativi
• aspetti contabili
• relazioni con il pubblico
• organizzazione degli orari
• relazioni con i dipendenti della palestra
• relazionecon i fornitori (ad esempio per le attrezzature sportive)

Inoltre, se non c'è un vero e proprio reparto commerciale, la segreteria si occupa anche di questi aspetti.

Con dei compiti tanto complessi e diversificati, l'organizzazione della segreteria non può essere lasciata al caso. Troppe volte, invece, viene affidata a personale inesperto o comunque non formato per questo tipo di lavoro, e i risultati si vedono! Vediamo allora alcuni accorgimenti per migliorare il rendimento della segreteria di una palestra.

La formazione del personale

Come già accennato, non ci si improvvisa addetti ad una segreteria. Oltre all'esperienza o all'affiancamento a qualcuno lavorativamente più anziano, anche la formazione ha un ruolo importante.

Oltre ai corsi tecnico-pratici, esistono corsi per imparare a gestire il personale, a comunicare con il pubblico o a vendere. I corsi sulla comunicazione sono importanti perché possono insegnare a gestire la relazione con il pubblico, un aspetto importantissimo per un tipo di azienda come un centro fitness, dove il rapporto con il cliente è tutto.

L'individuazione di un responsabile

Come qualsiasi altro ufficio del mondo, anche una segreteria di palestra funziona bene se c'è un responsabile che si assuma delle responsabilità e gestisca le persone. Per questo, creare una struttura gerarchica può aiutare a fare ordine, a definire delle aree di intervento ed evitare che gli sforzi lavorativi delle persone vadano dispersi a causa di un mancato allineamento tra le persone.

Gli strumenti giusti

Le segreterie "vecchio modello" si affidavano al cartaceo per qualsiasi esigenza, ma oggi occorre evolversi verso soluzioni digitali per poter essere competitivi. Con un software di gestione documentale, ad esempio,  si può creare un archivio digitale di tutti i documenti prodotti o necessari alla gestione ordinaria e straordinaria della segreteria.

Certificati medici, tesserini di iscrizione, ricevute, lettere dei fornitori, curricula degli istruttori: non ci sono limiti e tutto può essere archiviato in digitale. I vantaggi sono moltissimi:

• cercare un documento è più facile, basta digitare una parola chiave 
• il documento può essere stampato in caso di necessità
• se il software è un applicativo per il web, può essere aperto da un amministratore da una qualunque postazione dotata di connessione al web (anche da uno smartphone)
• si riduce lo spazio fisico che occorre per conservare tutti i documenti
• anche un dipendente appena arrivato può rintracciare il documento di cui ha bisogno una volta imparato a utilizzare il software

La postazione di lavoro 

Non bisogna infine sottovalutare la postazione di lavoro: a volte le persone lavorano male solo perché non vengono messe nella condizione di dare il massimo. Se ad esempio l'illuminazione non è corretta, non ci sono strumenti informatici, manca lo spazio per svolgere alcune mansioni, la produttività si abbassa. 

Scrivanie della grandezza adatta, sedute ergonomiche, pc veloci, connessione ADSL, telefoni connessi ad un centralino per parlare anche con gli altri uffici: ecco la strumentazione minima per mansioni di tipo impiegatizio come quelle della segreteria di una palestra.